Przepisy prawa nakazują firmom gromadzenie dokumentów przez okres zależny od ich rodzaju. To wymusza wydzielenie miejsca w biurze służącego do gromadzenia archiwaliów. Najlepiej, gdy służą do tego regały archiwalne przeznaczone do ciężkich materiałów. Ułatwia to segregację dokumentów oraz podnosi bezpieczeństwo pracowników. Takie regału można dowolnie regulować i rozbudowywać o kolejne elementy. Dopasowanie pozwoli na oszczędność miejsca w pomieszczeniach biurowych. Regały archiwalne są dostosowane do dużych obciążeń oraz zabezpieczone specjalnymi powłokami malarskimi chroniącymi je przed uszkodzeniami mechanicznymi. Warto wyposażyć regały w zestaw kartonów archiwizacyjnych tak, aby można było zrezygnować z segregatorów. Na kartonach można wykonywać opisy zawartości, aby łatwo było zidentyfikować poszukiwane dokumenty. Same regały powinny być wypoziomowane i w razie konieczności przymocowane do ściany.